ÖĞRETMENEVLERİ VE ÖĞRETMEN LOKALLERİ UYGULAMA YÖNERGESİ

 

 

Tebliğler Dergisi : HAZİRAN 1993/2384

 

DİKKAT (!) Bu Yönerge, KASIM 2006 tarihli ve 2590  sayılı Tebliğler Dergisi'nde yayımlanan ''Millî Eğitim Bakanlığına Bağlı Öğretmen Evleri, Öğretmen Evi ve Akşam Sanat Okulları, Öğretmen Lokalleri ve Sosyal Tesisler Yönergesi''nin 99'uncu  maddesiyle yürürlükten kaldırılmıştır.

 

 

BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler

Amaç ve Kapsam

Madde 1- Bu Yönergenin amacı, Millî Eğitim Bakanlığına bağlı olarak faaliyet gösteren Öğretmen evi, Öğretmen Lokali'nin yönetimi, hizmet ünitelerinin işletilmesi, muhasebe sistemine ait defter ve belgelerin tutulması, ayniyat işlerine ait usul ve esaslar, büro hizmetleri dosyalama sistemi, kurumda sosyal yardım ve üyelerle ilişkiler ile önemli görülen diğer hususları belirlemektir.

Dayanak

Madde 2- Bu Yönerge, T.C. Resmî Gazete'nin 15/05/1992 gün ve 21226 sayılı nüsha­sında yayımlanan Millî Eğitim Bakanlığının Teşkilât ve Görevleri hakkındaki 3797 sayılı Kanun ve Millî Eğitim Bakanlığı Tebliğler Dergisi'nin 2319 sayılı nüshasında yayımlanan Öğretmenevleri, Öğretmen Lokalleri ve Eğitim Merkezleri Sosyal Tesisler Yönetmeliği'nin 13, 24 ve 44 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve Kısaltmalar

Madde 3- Bu Yönergede geçen;

“Bakanlık”, Millî Eğitim Bakanlığını,

“Kurum”, Öğretmen Evi ve Öğretmen Lokalini,

“Müdür”, Öğretmen Evi ve Öğretmen Lokali Müdürünü,

“Yönetim Kurulu”, Öğretmen Evi ve Öğretmen Lokali Yönetim Kurulunu,

“Denetleme Kurulu”, Öğretmen Evi ve Öğretmen Lokali Denetleme Kurulunu,

“Üye”, Bakanlığa bağlı resmî okul ve kurumlardaki öğretmenler, özel okullardaki öğret­menler, Bakanlığın merkez ve taşra teşkilâtı personeli, emekli personel, Millî Eğitim Bakanlığında en az 10 yıl öğretmenlik yapmış ve halen Yüksek Öğretim Kurumlarında görev yapan veya görev yapmakta iken emekli olan öğretim elemanları ile mülkî amirin o il için tensip ettiği şahısları,

ifade eder.

 

İKİNCİ KISIM

Yönetim, Görev ve Sorumluluklar

 

Kurumlardaki personelin görev ve sorumlulukları aşağıda gösterildiği şekilde belirlenmiştir.

Madde 4- Kurumların yönetimi; müdürün sorumluluğundadır. Öğretmenevi ve Lokallerde Yönetim, Müdür ile birlikte Yönetim Kurulu ile koordineli olarak yardımcı yöneticiler, bölüm şefleri, memurlar ve diğer personel ile birlikte gerçekleştirilir.

Madde 5- Öğretmen Evleri, Lokaller ve Eğitim Merkezi Sosyal Tesisler Yönetmeliğinin 14. maddesi gereğince ataması yapılan “Müdür” aynı Yönetmeliğin 18. maddesinde yazılı görevleri yapar.

Madde 6- Kurumda müdüre yardımcı olmak üzere, ihtiyaca göre müdür yardımcıları ve bölüm şefleri görevlendirilir.

Madde 7- Müdür yardımcısı, kurumun yönetimi bakımından müdürün en yakın yardımcısıdır. İdarî, teknik ve malî konulara ilişkin işlerin plânlı bir şekilde düzene sokulmasından ve amaçlara uygun olarak yürütülmesinden ikinci derecede sorumludur.

Müdür yardımcısı aşağıdaki görevleri yapar;

a) Müdür tarafından verilen görevlerin eksiksiz olarak yapılmasından birici derecede sorumlu olmakla beraber, kendisine ayrılan görevler ne olursa olsun kurumun disiplin ve düzeninden, kurumun bina ve eşyasının korunması ile temizliğinden de diğer görevlilerle birlikte sorumluluk sahibidir.

b) Plânlanan işleri takip ederek ve düzenleyerek yetkileri içinde gördüğü eksiklikleri tamamlar, yetkisi dışında kalanları da müdüre bildirir.

c) Uhdesinde Satın Alma Komisyon Başkanlığı bulunmuyorsa, Muayene, Demirbaş ve Ayniyat Sayım Komisyonlarına başkanlık eder.

d) Her yıl sonunda, o yılın çeşitli ihtiyaçları için gelen ödeneklerin nerelere harcandığını, bakım ve onarımı yapılan binalar ile eklentilerin ve eşyanın maliyet hesaplarını belirten raporları hazırlar.

e) Bölüm şefleri, hesap ve ayniyat memurları ve diğer memurlar ile hizmetlilerin görev yerlerini sık sık denetler, işlerin düzenli yapılmasını sağlar, işlerini düzenli yapmayanları ikaz eder ve müdüre bildirir.

f) Maliyetlerle ilgili istatistiklerin zamanında yapılmasını ve ilgili yerlere gönderilmesini sağlar.

g) Kurumun demirbaş veya sayım işlerinin yürütülmesinden sorumludur.

h) Müdür yardımcısına tahakkuk memurluğu görevi verilmişse müdüre vekâlet ettiği zaman tahakkuk memurluğu görevini durumu uygun olan bir personele verilmesini sağlar.

ı) Müdürün vereceği diğer görevleri yapar.

Madde 8- Kurumda ana hizmet üniteleri, fizikî durum yeterliliği ve hizmetin özelliğine göre ve gereken büyüklüklerde birleştirilerek bölümler meydana getirilir. Bunların doğrudan hizmet sorumluluğu bölüm şeflerine verilir. Bu personelin seçiminde; Otelcilik ve Turizm Meslek Lisesi ve Ticaret Lisesi mezunu olanlarla işletme ve yönetim konularına vâkıf olanlar tercih edilir.

Bölüm şef'leri aşağıdaki görevleri yapar;

a) Sorumlulukları altında bulunan bölümlerdeki hizmetleri ilgili mevzuata göre yürütür.

b) Bölümde bulunan bina, eşya ve malzemenin bakım, onarım, koruma, saklama ve kul­lanmaya hazır halde bulundurulmasından sorumludur.

c) Bölümün ihtiyacı olan malzemenin temin edilmesi ve hizmete sokulması için gereken tedbirleri alır.

d) Temizliğin, düzen ve tedbirin hizmetliler tarafından, önceden hazırlanacak ve müdür tarafından onaylanacak bir “Bölüm Çalışma Plânı”na göre yapımasını sağlar.

e) Bölümlerde meydana gelebilecek iş kazalarına, yangın ve diğer tehlikelere karşı ilk yardım ve güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlar.

f) Müdür ve müdür yardımcısının vereceği diğer görevleri yapar.

 

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

Ayniyat, Ambar ve Depo İşlemleri

 

Ayniyat işleri ve işlemleri ile ayniyat görevlileri aşağıdaki görevleri yerine getirir.

Madde 9- Ayniyat mutemetleri, kurumun ayniyat hesap işlerini “Ayniyat Talimatnamesi” hükümlerine uygun olarak yürüten ve Bakanlık merkezindeki “Ayniyat Sorumlu Muhasipleri”nin mutemedi olan memurlardır. Bu memurlar, hesaplarını sorumlu muhasiplere ve kurum müdürüne vermekle yükümlü oldukları gibi, kurum müdürünün emir ve yönetimi altında bulunurlar. Ayniyat mutemetleri, ayniyat hesap işleri ile birlikte kendilerine verilen eşya ve malzemenin korunmasından ve bakımından da sorumludurlar.

Kurumların ayniyat işleri, memurlar arasındaki iş bölümü bakımından iki kısıma ayrılır.

a) Kurumun esas demirbaş eşyası ile kullanılmaya, tüketilmeye yarayan eşya ve malzemenin hesap işleri,

b) Demirbaş olan kitapların hesap işleri,

Her iki kısımın, ayniyat mutemedi olan bir memura verilmesi esastır.

Gerektiğinde bu kısımlardan biri veya ikisi ayrı mutemedin sorumluluğu altına da verilebilir. Bu kısımlardan herbiri, birden fazla ayniyat mutemedinin sorumluluğuna verilmez.

Bu kısımlardan birine, birden çok memur tayin edildiği zaman bunlardan biri ayniyat memurluğu görevini yapar, diğerleri de ona yardım ederler. Ayniyat mutemetleri veya bu işle görevlendirilmiş olan memurlar, ilgili kanun gereğince kefalete bağlıdırlar.

Demirbaş Eşya Defteri

Madde 10- Kurumda “Ayniyat Talimatnamesi” gereğince tutulması gereken demirbaş eşya esas defterleri iki bölüme ayrılır ve aynı usullere göre tutulur.

Bunlar;

a) Kurumun ana demirbaş eşyası ile demirbaş, eşyadan sayılan malzemeyi yazmaya yarayan (A) demirbaş eşya esas defteri,

b) Kurumun kitaplığındaki kitapları yazmaya yarayan (C) demirbaş eşya esas defteri,

“Ayniyat Talimatnamesi” hükümlerine uygun olarak hazırlanan bu defterler, ayniyat mutemetleri tarafından tutulur. Bu defterlerin sayfaları numaralanır. Her sayfa kurum mühürü ile mühürlenir, kaç sayfa olduğu da defterin birinci ve son sayfasına yazılır ve onaylanır.

Bu defterler, kurumun kasasında veya kilitli bir dolapta saklanır. Teftiş yetkisi olanlar ile müdür ve müdür yardımcısından, ayniyatı saymak üzere toplanan komisyonlardan başkasına gösterilmez. Bu defterlerde kazıntı ve silinti bulunmaması ve defterlerin görevi devralma usulüne uygun olarak teslim edilmesi gerekir. Kurumlarda kütüphane kitaplarını sınıflandırmak ve demirbaş sayımını kolaylaştırmak amacı ile her demirbaş eşya esas defterleri ile birlikte birer yardımcı defter tutulur.

Ambar Teşkilâtı Bulunmayan Kurumlar

Madde 11- Ambar teşkilâtı bulunmayan kurumlarda yalnız “Kullanılan ve Tüketilen Eşya ve Gereçler Defteri” tutulur. Bu defter “Ayniyat Talimatnamesi”ne bağlı (44) numaralı defter örneğine göre düzenlenir. Harcaması fazla olan kurumların hizmet bölümlerinde harcamaların ayrıntılarını denetlemek üzere ilgililerce yardımcı defterler kullanılır.

“Kullanılan ve Tüketilen Eşya ve Gereçler Defteri” ile ilgili yapılacak işlemler şunlardır.

a) Bu defterde eşya ve malzeme için karşılıklı iki sayfa ayrılır. Bu sayfalardan birine giren, diğerine çıkan eşya ve malzeme yazılır. Aynı cins malzemenin fiyatları değişik olsa bile aynı “Eşya Giriş” sayfasına yazılır ve kendi değerleri üzerinden çıkarılır.

b) Bu defterin girişe temel olan “müsbit evrak”; faturalar, sayım ve devir tutanakları, merkezden bir depo veya basım evinden gönderilen eşya ve malzeme içinde yer alan gönderme pusulaları, tezkereler veya bunların onaylı şekilleridir. Çıkışa esas olan “müsbit evrak”, eşya ve malzeme ile ilgili bölüm şefleri, müdür yardımcısının isteme tezkereleri, harcama yerini gösteren alındı tutanakları, deftere geçirilen veya sayımdan noksan çıkan yahut dikkatsizlikten kırılan, dökülen eşya ve malzeme için ödendiğini bildiren belgeler kaydın silinmesi veya yok olmuş sayılmasını gösteren tutanaklardır.

c) Bu defterlerde belirtilen eşya ve malzeme, her yıl sonunda “Demirbaş Eşya ve Gereç Sayım Komisyonu” tarafından sayılarak kontrol edilir. Fazla veya eksik çıkan eşya ile yok edilen, kaybedilen veya ne için alınmışsa onun dışında harcanan, kullanılan eşya ve malzeme hakkında “Ayniyat Talimatnamesi” hükümleri uygulanır.

Demirbaş Eşyanın Devir-Teslim İşleri

Madde 12- Ayniyat mutemetliği görevini yapan memur, müdür yardımcısı veya bölüm şefleri, kurumdaki görevlerinden ayrılacakları zaman, bu görevlerini ve üzerinde bulunan eşyayı, teslim alacak olanlara, yoksa “Sayım ve Muayene Komisyonu”na, bu komisyon da toplanmazsa kurulacak üç kişilik geçici bir komisyona devir ve teslim etmek zorundadırlar. Devir ve teslim yapmayan memura, maaş nakil ilmuhaberi verilmez ve haklarında gerekli işlem yapılır.

Mutemetlerin ölümü halinde, görevlendirilen yeni mutemede demirbaş eşyanın devir ve teslimi yapılır.

Demirbaş eşyanın korunmasından sorumlu olan müdür, görevden ayrılırken kurumda bulunan eşya malzeme ve makineler demirbaş esas defterindeki kayıtlarına göre teslim alacak olana; teslim alacak olan henüz göreve başlamamış ise, “Demirbaş Eşya Sayım Komisyonu”na devir ve teslim eder. Göreve yeni başlayan müdür ise en geç 2 ay içinde devir ve teslim alma işlemlerini bitirir. Devir teslimde eksik çıktığı takdirde, teslim tutanağı ile sayım cetvelleri Bakanlığa gönderilir.

Ayniyatla İlgili Belge ve Defterlerin Saklanması

Madde 13- “Ayniyat Talimatnamesi” ile belirtilen ve bu yönetmelikte sözü geçen belge ve defterleri ilgili memurlar saklamak zorundadırlar.

Ambar ve Depo Memurları

Madde 14- Ambar ve depo memurları aşağıdaki görevleri yapar.

a) Satın alınan eşya, malzeme, makine ve erzakın tesliminde hazır bulunur, muayene edilerek kabul edilen erzak, malzeme, eşya ve makineyi ambar veya depoda itina ile korur, gerekli olan yerlere usulüne göre verir. Bu memurlar kendi ihmallerinden doğan zarar ve ziyanı ödemek zorundadırlar.

b) Demirbaş eşya esas defterleri ile kullanılmaya ve tüketilmeye yarayan erzak, malzeme eşya ve makineye ait ambar ve depo esas defterlerini tutar.

c) “Ayniyat Talimatnamesi” gereğince depo ve ambarın ayniyat mutemetliği görevini yapar ve adı geçen talimatname hükümlerine göre demirbaş eşya hakkında gereken işlemleri tamamlar.

d) Bölüm şefi tarafından düzenlenen günlük yemek listesine göre erzakı ilgili şefin yanında çıkarır ve listeyi imza ettirir.

e) Depo çıkış pusulalarını düzenler ve müdüre imzalatarak malzemeyi vaktinde ilgililere verir. Kuruma gelen yiyecek ve malzemenin muayenesi ve teslimi için “Ayniyat Talimatnamesi” gereğince yapılması gereken işleri takip edip sonuçlandırır. Bu iş ve işlemlerle ilgili belgeleri saklar.

f) Ambar ve depolara giren ve çıkan eşya kayıtlarını “Ayniyat Talimatnamesi” esaslarına göre zamanında tutar yıl başında ambar ve depo sayımları sonunda cetvel ve tutanakları düzenler.

Madde 15- Hasta veya izinli olan ambar ve depo memurunun görevleri, müdürün teklifi ve mülkî amirin onayı ile görevlendirilen vekil memura yaptırılır. Bu vekil, bölüm şefi veya memur olabilir, vekil hemen işe başlamak zorundadır.

Madde 16- Eşya, malzeme ve erzakın ambara giriş işlemi kurumda yapılır. Bunların kurum ambarına kadar getirilmesinden ve korunmasından, duruma göre satın alma komisyonu, ilgili memur veya müteahhit sorumludur.

Ambarın Sayımı ve Kontrolü

Madde 17- “Ayniyat Talimatnamesi” gereğince her yıl başında ambarın genel sayımı yapılır. Ayrıca, yılda en az bir defa olmak üzere kurumun ambar ve depolarında sondaj usulü sayım ve kontrol de yapılır. Sonuç bir tutanakla belirlenir. Bu sayım ve tartıların yapılmasından müdür ve ilgili müdür yardımcısı sorumludur.

Ambar ve depo memurunun izinli ve hasta olması halinde, ambar ve depo sayımı ilgili müdür yardımcısı, hesap memuru, bir bölüm şefi, ambar ve depo memurluğuna vekâlet eden memurla birlikte yapılır.

 

 

DÖRDÜNCÜ KISIM

Muhasebe Sistemi-Tutulacak Defter ve Belgeler

 

Madde 18- Kurumlarda, ticari muhasebe sistemine uygun bir hesap tutulur. Bu sistem, aşağıda ayrıntıları açıklanan belge ve kayıtlara bağlı olarak işletilir.

1. Ana Belgeler ve Kayıtları:

a) Karar Defteri: Karar defteri, bütün sayfaları sıra numaralı ve kurum müdürü tarafından tasdikli bir defterdir. Yönetim Kurulunca alınan bütün kararlar bu deftere el yazısı ile işlenir ve kararın altında üyelerin tam imzaları bulunur. (EK-1) Karara herhangi bir nedenle katıla­mamış olan üyelerin katılamayış sebepleri imza yerlerinde açıkça belirtilir.

b) Günlük Defter: Günlük defter, kurumun faaliyetleriyle ilgili her türlü işlemlerin günü gününe işlendiği, şekli standart bir defterdir. (EK-2) Defterin birinci sütunu, yapılan işlemlerle ilgili hesapların büyük defterdeki sayfa numaralarının yazıldığı yerdir. İkinci sütun, işlemlerin kendi aralarındaki sıra numaralarının işlemin yazıldığı tarihin hizasında yer aldığı sütundur. Üçüncü sütunda, üstte; işlemin yazıldığı tarih, ortada; işlemle ilgili hesapların adları, altta da; işlemi belirli özellikleri ile hatırlatacak kadar açıklama bulunur. Dördüncü ve beşinci sütunlara, hesapların sırasıyla borç ve alacak miktarları yazılır. Günlük defterin her sayfasının borç ve alacak sütunlarının altı toplanır ve bu toplam (toplam nakil) olarak bir sonraki sayfanın ilk satırına işlenir. Günlük deftere kaydedilen her işlem büyük defterdeki ilgili hesaplarına derhal geçirilir.

c) Büyük Defter: Büyük defter, günlük deftere kaydı yapılan işlemlerle ilgili hesapların sıra ile ayrı ayrı izlenildiği, şekli standart bir defterdir. (EK-3) Hesapların işlem görme çokluğuna göre her hesap için defterde belli sayıda yaprak ayrılır. Hesabın izlendiği her yaprağın sol sayfası hesabın borcunu, sağ sayfası ise alacağını gösterir. Her sayfada şu sütunlar bulunur.

Birinci Sütun: Hesap kayıtlarının kendi aralarındaki sıra numaralarının yazıldığı yerdir.

İkinci Sütun: Hesapların günlük defterdeki kayıt sıra numaralarını gösterir.

Üçüncü Sütun: Kayıt tarihinin yazıldığı sütundur.

Dördüncü Sütun: Açıklama sütunudur.

Beşinci Sütun: Tutar sütunudur.

Hesaplar için ayrılmış her sayfanın tutar sütunlarının altı toplanır ve bu toplam "toplam nakil" olarak bir sonraki sayfanın ilk satırına işlenir. Hesaplar, aylık sonuçları göstermek maksadiyle, her ay sonunda toplanır ve takip eden ayın ilk sayfasının ilk satırına işlenir.

d) Kasa Defteri: Kasa defteri, günlük para giriş ve çıkışlarının işlendiği defterdir. (EK-4) Defterin sol sayfası; tahsil edilen paraların işlendiği borçlu sayfası, sağ sayfası ise; günlük ödenen paraların işlendiği alacaklı sayfasıdır. Her sayfada sırasıyla, sıra numarası, tarih, açıklama ve tutar sütunları bulunur. Kasa defterinin bir günlük borç ve alacak toplamları arasındaki fark kasadaki nakit miktarını gösterir. Kasa defterinin herhangi bir tarihteki alacak sayfası toplamı aynı tarihteki borç sayfa toplamını hiçbir zaman aşamaz.

e) Döşeme, Demirbaş ve Eşya Kartı: Her cins döşeme, demirbaş ve eşyanın miktar ve değeri, örneği (EK-5)'de gösterilen bu kartlarda ayrı ayrı takip edilir.

f) Blanço: Blanço, her hesap yılı sonunda düzenlenen ve hesapların denkleştirilmesi ile her hesabın kesin sonucunu gösteren bir cetveldir. (EK-6) Aktif ve pasif olmak üzere iki kısımdır. Her kısımda hesap sıra numaraları, hesap adı ve tutarlarını gösteren birer sütun bulunur. Blançonun aktif ve pasif toplamları bir birine daima eşittir. Blançoda yer alan her hesabın detayları ayrı birer cetvel halinde blançoya eklenir.

g) Kâr-Zarar Cetveli: Kâr-zarar cetveli, blançonun aktif veya pasif tarafında yer alacak olan kâr-zarar hesabı tutarının nasıl ortaya çıktığını gösteren cetveldir. (EK-7) Cetvelin borç tarafı yıl sonunda borç tutarı fazla gelen hesapların, alacaklı tarafı ise; yıl sonunda alacak tutarı fazla gelen hesapların toplandığı taraflardır. Her iki tarafta da hesap numaralarını, adını ve tutarlarını gösteren birer sütun bulunur. Cetvelin boç ve alacak tutarları arasındaki fark, alacak tutarının fazlalığından ileri geliyorsa net kârı, borç tutarının fazlalığından ileri geliyorsa net zararı gösterir. Net kâr veya zarar eklenerek cetvelin borç ve alacak toplamları birbirlerine eşit kılınır.

h) Envanter Defteri: Envanter defteri, yeni yıla devreden bütün mevcutların (döşeme, demirbaş, eşya, yiyecek veya kullanılacak her türlü malzeme) yılın ilk günlerinde kaydedildiği bir defterdir. (EK-8) Yıl sonunda yapılan bütün mevcutların sayım sonucu bu deftere işlenir. Mevcutların sene sonu dökümü gelecek yılın envanter defterinin ilk sayfalarına aynen yazılır. Envanteri yapılan bütün mal ve malzemeler, döşeme, demirbaş ve eşya kartlarında olduğu gibi alış fiyatları üzerinden takip edilir. Yıllık değer kayıtları ayrı bir amortisman hesabında izlenir.

i) Devir Teslim Defteri: Devir teslim senedi, kurumun mal ve malzemelerinin sorumlular arasında devir teslimi sırasında kullanılan belgedir. (EK-9) Senedin alt tarafında teslim eden, teslim alan kurum müdürünün açık kimlikleri ve imzalarıyla devir teslim tarihi bulunur.

2. Dayanak Belgeleri: Ana belge ve kayıtları aşağıdaki belgelere dayanır;

a) Gelir Belgeleri: Gelir belgeleri, kurum tarafından kesilen gelir getiren fatura veya fişlerdir.

1) Otel Faturası: Otelde kalan misafirin çıkışından kesilen faturadır. Misafirin statüsüne ve yapılan hizmete göre kesilmek üzere iki çeşit otel faturası bulunur.

a) Otel Tahsilat Makbuzu: Yalnız yatak ücretini kapsayan faturadır.(EK-10)

b) Birleşik Fatura: Yatak ücreti ile birlikte çeşitli diğer hizmetlerin bedellerini de içine alan faturadır. (EK-11)

2) Çeşitli Gelirler Faturası:

a) Düğün, kokteyl, ziyafet veya çeşitli satışlardan elde edilecek hasılatı tespit eden faturadır. (EK-12) Faturalar üçer suret olarak düzenlenir. Suretlerden biri hizmet edilende, biri hizmeti gören işletme şefliğinde, biri de muhasebede kalır. Bir fatura ile tespit edilemeyen diğer gelirlere ait belgeler bu talimatın "gelir kaynaklarından sağlanan çeşitli hasılatın tespiti, takip ve kontrolüne imkân veren belgeler" bölümünde gösterilen belgeler arasında yer almıştır.

b) Günlük Hasılat Defteri: Günlük hasılat defteri, bütün kurum işletmelerinde toplanan ve birer "kasa girdi fişi" ile kasaya nakit olarak yatırılan toplam günlük hasılatın ortaya çıkardığı defterlerdir. (EK-13) Her günün hasılatı ayrı bir sayfada gösterilir.

c) Kasa Girdi Fişi: Kasa girdi fişi, kasaya giren paraların yatırıldığı anda kasa sorumlusu tarafından kesilen fiştir. (EK-14) Belgenin altında parayı yatıranın ve kasa sorumlusunun kimlik ve imzaları bulunur. "Açıklama" sütununda yatırılan paranın özelliği (günlük hasılat, avans iadesi, hibe vb. gibi) açık olarak belirtilir.

d) Kasa Çıktı Fişi: Kasa çıktı fişi, kasadan çıkan paraların ödendiği anda kasadan sorumlu tarafından kesilen fiştir. (EK-15) Belgenin altında parayı çekenin ve kasa sorumlusunun kimlik ve imzaları bulunur. "Açıklama" sütununda çekilen paranın özelliği (mal alımı için, avans olarak vb. gibi) açık olarak belirtilir. Kasa girdi ve kasa çıktı fişleri üç suret olarak düzenlenir. Suretlerden biri kasada, biri muhasebede, biri de diğer ilgilide bulunur.

e) Hasılat Getiren Gider Belgeleri: Hasılat getirecek alımların (hemen yok edilecek yiyecek veya kullanma maddeleri ve bunlara ait taşıma ve ilân giderleri) sarf belgeleridir. Esas olarak alım faturaları veya makbuzdan ibarettir.

f) Hasılat Getirmeyen Gider Belgeleri: Hemen yok edilmeyecek mal ve alım belgeleridir. Otel eşyası, her türlü işletme demirbaşları, basılı kâğıt basım ve alım giderleri bu belgelere bağlı olur. Esas olarak, demirbaş ve eşya alım faturaları ile bunların taşıma fatura veya makbuzlarından ibarettir. Hasılat getiren veya getirmeyen gider belgeleri, alım işlemlerinin ana belgelere geçirilen kayıtlarına dayanak olmak üzere muhasebede saklanır.

g) Kayıt Silme Belgesi: Kayıt silme belgesi, kullanılmayacak duruma gelen (bozulan, kırılan, eskiyen veya niteliğini kaybeden) kurum mallarının elden çıkarılmasını tespit eden belgedir. (EK-16) Belgenin altı kayıt silme yetkilerine göre Kurum Müdürü, Yönetim Kurulu ve Millî Eğitim Müdürü tarafından imza edilip mühürlenir.

3. Yardımcı Belgeler: Ana ve dayanak belgelerine yardımcı olmak üzere şu belgeler tutulur.

a) Kiler Defteri: Kiler defteri, elde bulunan bütün tüketim maddelerinin günlük giriş ve çıkışıyla belli bir anda depoda stok olarak kalan miktarların takip edildiği defterdir. (EK-17) Defterin her sayfası "giren", "çıkan" ve "kalan" olmak üzere üç kısma ayrılır. "Çıkan" kısıma işletmeler ve belli başlı malzeme kullanma yerleri yazılır. Çıkanlar miktar olarak takip edilir. "Giren" ve "Çıkan" toplamları arasındaki fark o sıradaki depo mevcudunu göstermek üzere "kalan" sütununa işlenir. Kalanın ilk bakışta görülebilmesi amacıyle "giriş" ve "çıkış" lar ayrı ayrı satırlarda gösterilir.

b) Gelir kaynaklarından sağlanan çeşitli hasılatın tespit, takip ve kontrolüne imkân veren belgeler; Fatura ile tespit edilemeyen hasılatın tahsil edildiği anda tespit ve kasaya yatırılıncaya kadar takip ve kontrolünü temin eden belgelerdir. İşletmelere ve hasılatın çeşidine göre farklı özellikte belgeler kullanılır.

1. Otelde Kullanılacak Kontrol Belgeleri: Otel faturaları ile birlikte otel gelirinin kontrolüne imkân verecek belgelerdir.

a) Otel Beyannamesi: Misafirin, kurumun genel ve otel ücretlerinin ödenmesi ile ilgili özel kurallarına uyacağına dair verdiği bir taahhütname olduğu gibi, aynı zamanda, otele girişi de kontrol eden bir yardımcı belgedir.(EK-18)

b) Otel Oda ve Misafir Kartı: Otelde kalan misafirin kimliği, verdiği beyanname numarası, kaldığı günler, ödediği paralar ve çıkış tarihinin bir arada takip edildiği yardımcı bir belgedir. (EK-19) Müşteri tarafından henüz ödenmemiş fakat gerçekleşmiş olan otel gelirlerinin muhasebeci tarafından ana belgelere kayıtları bu belgeye dayanılarak yapılır.

2. Lokantada Kullanılacak Belgeler

a) Günlük yemek adisyon fişi: Kurum lokantasında hazırlanan ve garsonlara teslim edilen yemeklerin fiyat olarak takip edildiği bir cetveldir. (EK-20) Aynı zamanda "Adisyon Fişi" adı verilen bu cetvel mutfaktan yemek dağıtımına hakim olunabilecek uygun bir yere yerleştirilmiş bir veya birkaç görevli "adisyoncu" tarafından doldurulur. Her gün akşam yemeği sonunda cetvel toplanır, varsa iadeler çıkartılarak her garsona düşen günlük toplam yemek satışı tutarı hesaplanır. Garsonlar özel olarak bastırılacak yemek hesap fişleri ile kendi satışlarını kontrol ederlerse de, herhangi bir kontrol halinde adisyon fişleri esas kabul edilir. Cetvelin altı adisyoncu ve lokanta bölüm şefi tarafından imza edilir.

b) Günlük yemek satış listesi: Kurum lokantasında hazırlanan ve garsonlara teslim edilen yemeklerin cinsi ve porsiyon adedi olarak takip edildiği bir cetveldir. (EK-21) Listede lokantaya giren günlük malzeme, bu malzeme ile hazırlanan porsiyonlar ve bu porsiyonlardan satılanlarla kalanların işlendiği ayrı ayrı sütunlar bulunur. Günlük satılan porsiyonlar tutarının genel toplamı; o günün yemek adisyon fişi genel toplamına eşittir. Satılan porsiyonlar tutarı genel toplamı ile kalan porsiyonlar tutarı genel toplamı hazırlanan porsiyonlar tutarı genel toplamına eşittir.

Günlük malzeme ile hazırlanan porsiyonlar arasındaki orantı ile satılan pansiyonlarla kalan pansiyonlar arasındaki orantının uygunluğu lokanta şefi tarafından onaylanır. Kalan porsiyonlardan ertesi günü satılabilecek olanların yanlarına (x) işareti konularak ertesi günü kullanılmak üzere devredilmiş oldukları belirlenir. Ertesi güne devreden porsiyonlara o günün yemek satış listesinin ilk satırlarına işlenir ve ayrı bir toplamları çıkarılır. O günün malzemesi ile yeniden hazırlanan porsiyonlar bunların altına işlenir. Günlük yemek satış listeleri, lokanta aylık bildirim cetvelinin esasını teşkil eder.

c) Lokanta günlük hasılat cetveli: Lokanta günlük hasılat cetvel, günlük yemek adisyon fişi ve günlük yemek satış listesi ile tespit edilen günlük satışların hasılatının, garsonlardan imza karşılığı teslim alınarak kasaya yatırıldığı bir belgedir. (EK-22) Belgenin altında lokanta bölüm şefi, kasa sorumlusu, müdür veya nöbetçi görevlinin imzaları bulunur. Üç suret olarak düzenlenir. Kasa sorumlusu teslim aldığı para için kestiği kasa girdi fişinin numarasını nüshalardan birinin üstündeki imzasının yanına ayrıca kaydeder ve bu nüsha işletme şefliğinde kalır. Diğer suretlerden biri kasada, diğeri de muhasebede ilgili kasa girdi fişine ilişik olarak saklanır.

d) Lokanta aylık bildirim cetveli: Lokantaya bir ayda giren malzeme ile yapılan satılan ve kalan yemeklerin cins, miktar ve tutarını gösteren belgedir. (EK 23) Belge; kiler memuru, aşçıbaşı, lokanta bölüm şefi ve kurum müdürü tarafından imzalanır. Cetvelin aylık satılan tutarı toplamı, günlük yemek adisyon fişleri veya günlük yemek satış listeleri tutarlarının aylık toplamına eşittir. Lokantaya bir ayda, giren malzemeyle yapılan yemekler arasındaki orantı ile yapılan yemeklerle kalan yemekler arasındaki orantının; önceki aylardaki durumlarda göz önüne alınarak ve kalan yemekler toplamının eski aylara nazaran azalan bir seyir takip etmesi gerekeceğine de dikkat ederek; uygunluğu kurum müdürü tarafından onaylanır.

3. Düğün, kokteyl veya ziyafet anlaşma senedi: Düğün, kokteyl veya ziyafet anlaşma senedi, düğün, kokteyl veya ziyafetlerden evvel yapılan siparişlerin, özel anlaşma şartlarının ve alınan kaporo ve bedelin tespit edildiği belgedir. (EK-24) Özel şartların standart olanları bastırılır. Değişenler el yazısı ile ilâve edilir. Alınan kaporo için bir fatura kesilir ve bu faturanın numarası senede kaydedilir. Alacak kalanı ödendiğinde kesilen faturanın numarası senede ayrıca kaydedilir.

4. Kahvahane , pastahane ve oyun salonlarında kullanılacak kontrol belgeleri,

a) Marka kayıt cetveli: Her türlü meşrubat, pasta, kek ve bu gibi maddelerin kurumun kahvehane, pastahane ve oyun salonlarındaki satışlarda özel markalar kullanılır. Marka, kâğıt cetveli, bir gün içinde garsonlara teslim edilen markaların cinsi, adedi ve tutarlarının takip edildiği cetveldir. (EK-25) Her günün sonunda markalar garsonlar ve çay ocağından tam olarak geri teslim alınır.

b) Oyun fişi: Belli bir ücreti olan oyun aletlerinin kullanılmasından elde edilen hasılat kesilecek bir oyun fişi (EK-26) ile tespit edilir.

c) Kahvehane, pastahane, oyun salonu ve benzeri yerlere ait günlük hasılat cetveli: Kahvehane, pastahane, oyun salonu ve benzeri yerlerden elde edilen günlük hasılatın birlikte veya ayrı ayrı kasaya yatırıldığı belgedir. (EK-27) Tanzim edilecek üç nüshadan biri ilgili kısımda, biri kasada, biri de muhasebede saklanır. Belge; bölüm şefi, kasa sorumlusu ve mü­dür veya nöbetçi görevli tarafından imzalanır.

5. Erkek ve kadın berber fişleri: Erkek ve kadın berberlerinde alınan ücretler fişlerle tespit edilir. (EK-28, 29) İki nüsha olarak düzenlenecek fişlerden bir nüshası fiş memurunda kalır. Berberlerde toplanan fişlerle fiş memurundaki nüshaların uygunluğu bölüm şefleri tarafından kontrol edilir.

6. Çamaşırhane ve terzi fişleri: Yapılan çamaşır yıkama, ütü ve kola ile elbise onarım ve ütü hizmetleri karşılığı alınacak ücretler bu fişlerle tespit edilir. (EK-30, 31)

7. Erkek ve kadın berberi, çamaşırhane, terziden elde edilen günlük hasılat cetveli: Erkek ve kadın berberi, çamaşırhane, terziden elde edilen günlük hasılatın birlikte veya ayrı ayrı kasaya yatırılışını tespit etmek üzere birer günlük hasılat cetveli (EK-32) düzenlenir. Cetvelde gelirlerin tespit edildiği fiş veya biletlerin adedi ve sıra numarasıyla yatırılan toplam günlük hasılat yer alır. Belgenin altında bölüm şefi, kasa sorumlusu ve müdürün imzaları bulunur. Düzenlencek üç nüshadan biri ilgili bölümde, biri kasada, biri de muhasebede saklanır.

8. Kurumlarda bu Yönergede belirtilmeyen ayrı isim veya nitelikte faaliyette bulunan veya faaliyete geçirilecek işlemler için diğer işletmelerde kullanılan belgelerle uygun olarak; hasılatın tespiti amacıyla fatura, fiş, bilet veya marka, günlük hasılatı tespit veya kasaya teslim amacıyla bir günlük hasılatın cetveli düzenlenir.

9. Dağıtım belgeleri

a) İç dağıtım belgesi: Kiler veya depolardan çeşitli işletme veya kullanma yerlerine dağıtılan malzemeler için bir iç dağıtım belgesi (EK-33) düzenlenir. Teslim senedi niteliğinde olan bu belgede; dağıtımı yapılan malzemenin cinsi, miktarı veya ölçüsü, fiyatı, tutarı, nerede ve ne amaçla kullanılacağı açık olarak yazılı olur. Belge, kurum müdürü tarafından imzalanır. Üç nüsha olarak tanzim edilir. Nüshalardan biri malı verende, biri malı alanda, biri de muhasebede saklanır.

b) İç geri verme belgesi: İşletmelere veya kurum içindeki çeşitli kullanma yerlerine iç dağıtım belgesi ile teslim edilmiş malzemelerden çeşitli nedenlerle kullanılamayacak olanların kiler veya depoya geri teslim edileceği zaman düzenlenecek belgedir. (EK-34) Belgenin son sütununa geri verme nedeni açık olarak yazılır. Malzemenin geri alınmasının uygunluğu ku­rum müdürü tarafından imzalanır.

10. Geçici ve kesin mizan (EK-35)

a) Geçici mizan: Yıl sonu mal sayımı yapılmadan önce çıkartılan ve büyük defter kayıtlarıyle, bunların günlük defter kayıtları arasındaki uygunluğun kontrol edilmesini sağlayan bir cetveldir.

b) Kesin mizan: Fiili mal sayımı yapıldıktan ve hesaplar kâr-zarar hesabına geçirildikten sonra, yıllık kesin hesap sonuçlarını göstermek üzere düzenlenir. Geçici ve kesin mizanın borç ve alacak sütunlarıyle borç kalanı ve alacak kalanı sütunları toplamı birbirlerine eşit olmalıdır. Kesin mizanın borç kalanı ve alacak kalanı sütunları blançonun esasını teşkil eder.

11. Amortisman defteri: Kurumun demirbaşları mal ve malzemelerin belli bir andaki değerlerini takip etmek amacıyla bir amortisman defteri (EK-36) tutulur.

Defterde şu sütunlar bulunur.

Birinci Sütun: Sabit kıymet ve demirbaşın ait olduğu karttaki sıra numarasını gösterir.

İkinci Sütun: Amortismana tâbi değerin cinsini gösterir. Cinsler tespit edilirken aynı amortisman oranına tâbi değerler bir arada toplanmalıdır. Maliyet fiyatı aynı olan mal ve malzemeler (aynı cins ve fiyattaki sandalye, masa gibi fazla sayıdaki demirbaşlar) tek kalem halinde ve sayısı belirtilerek bir satıra yazılabilir.

Üçüncü Sütun: Maliyet değerinin işlendiği sütundur. Alış fiyatı, inşa maliyeti veya değeri belli olmayanlar için; mahallî ticaret odaları, borsa veya belediyelerden alınacak rayiç fiyatları esas olur. Bu suretle de değeri tayin edilemeyenlerin değeri bilirkişi marifetiyle tespit edilir.

Dördüncü Sütun: Amortisman nisbetlerini gösterir. Amortisman nisbeti (1) sayısından demirbaş için tahmin edilen kullanılma sayısına bölünmesiyle elde edilir. Amortisman nisbetlerinin tespitinde Maliye Bakanlığının yayınladığı amortisman cetvelleri esas alınır.

Beşinci Sütun: Amortisman süresi sona erinceye kadar her yıl ayrılan amortismanları bir yıl evvelki değerlerinden işlendiği sütunlardır. Yıllık amortisman miktarları birbirlerine eşit olur.

12. İşletmeler Aylık Gelir-Gider Tablosu: Kurum işletmelerinin aylık ve yıl sonu gelir ve giderlerinin mukayesesi maksadiyle muhasebeci tarafından düzenlenecek bir yardımcı belgedir. (EK-37) Kurum Müdürlüğü, Yönetim Kurulu ve Millî Eğitim Müdürlüklerince kurum ve işletmeleriyle ilgili alınacak kararlarda bu tablo göz önünde bulundurulur. Tabloda yer alan gelir rakamları, bir ay içinde işletmelerden ayrı ayrı elde edilen ve bir kasa girdi fişi ile kasaya yatırılan hasılatı gösterir. Gider rakamları ise; iç dağıtım belgesi ile işletmelere dağıtımı yapılan tüketim maddeleri gibi doğrudan doğruya belli bir işletmeye yüklenebilecek direkt masraflar ile objektif olarak ayrı ayrı işletmelere yüklenebilecek genel giderleri (elektrik, su, havagazı gibi) içine alır. Endirekt masraflara ait objektif kıstasların tespitinde bir yıl evvelki gerçekleşmiş genel giderler oranları esas olarak alınır. Tabloda görülen "toplam" rakamlar; kurumun banka faizi ve amortismanlar gibi işletmelere doğrudan doğruya ilgili olmayan gelir ve giderleri dışındaki her işlemin ve tüm işletmelerin aylık ve yıllık toplam gelir ve giderleriyle yıl sonu direkt kâr veya zararları hakkında aydınlatıcı bir fikir verir.

Muhasebe Sistemi ve Belgelerle İlgili Genel Hükümler

Madde 19- Kurumlarda muhasebe sistemi ile ilgili aşağıdaki defter ve belgeler kullanılır.

1. Kurumda kullanılacak her türlü basılı defter, cetvel, fatura, fiş ve biletlerin her sayfası cilt, seri ve sıra numaralı ve mutlaka kurum müdürü tarafından mühürlü olur. Ciltler belirli ve eşit sayıda yaprak ihtiva ederler. Belgelerden aşağıda gösterilenlerin sayfaları numaralanıp kurum müdürlüğünce mühürlendikten sonra baş sayfaları Millî Eğitim Müdürü tarafından imzalanır.

a) Karar Defteri,

b) Günlük Defter,

c) Büyük Defter,

d) Envanter Defteri,

e) Amortisman Defteri,

2. Belgeler bu yönergedeki örneklere uygun olarak ve kurum gelirlerinden karşılanmak suretiyle bastırılır.

3. Bu Yönerge adı geçen ve örnekleri EK'te gösterilen belgelerde; sütun satırlarının duyulacak ihtiyaca göre yalnız çoğaltılabilmesi dışında, kendiliğinden hiçbir değişiklik yapılmaz.

4. Her hesap yılına ait kayıt ve belgeler ayrı ayrı ve hesap denetlemesi sonuna kadar saklanır.

5. Belge ve kayıtlarda hiçbir surette karalama, silinti ve kazıntı olmaz, yanlışlıkla yazılan rakamların üstü okunacak şekilde çizilip doğrusu yanına yazılır. Yanlış yapılan muhasebe kayıtları ayrı ters bir kayıtla düzeltilir.

6. Kurumlarda bu talimat esaslarına uygun ve yürütülmesine yardımcı olmak üzere EK'de adı ve örnekleri verilen belge ve kayıtlardan ayrı olarak istenildiği kadar belge ve kayıt kullanılabilir.

 

 

BEŞİNCİ KISIM

Büro Hizmetleri-Dosyalama Sistemi

 

Madde 20- Kurumda dosyalama işlemleri "Millî Eğitim Bakanlığı Merkez, Taşra ve Yurt Dşı Teşkilâtına Ait Büro Hizmetleri, Yazışma Esasları ve Dosyalama Sistemi Yönergesi" esaslarına göre yapılır.

Evraka Yapılacak İşlem

Madde 21- Kuruma gelen evrak idarî büroda görevlendirilen personel tarafından kabul edilir ve "gelen fiş defterine" kayıt edilir. Kayıt edilen evrak, gereği yapılmak ve talimat alınmak üzere en kısa sürede kurum müdürüne intikal ettirilir.

Madde 22- Kurum müdürünce incelenen evrak gereği yapılmak üzere müdür yardımcısına havale edilir. Müdür yardımcısı cevaplandırılması gereken evrakı, ilgili bölüm şefi ile görüştükten sonra daktilo edilmesini sağlar.

Madde 23- Daktiloda yazışma yöntemine uygun, doğru ve noksansız olarak cevabın yazılması sağlanır, bu husus içinde gerekli denetleme yapılır. Yazı yazıldıktan sonra ekleri eklenir ve ilgili bölüm şefinden başlayarak, müdür yardımcısının parafları alınarak imzalanmak üzere Kurum Müdürüne sunulur.

Madde 24- Kurumda cevaplandırılmak üzere işleme konulan evrak üzerinde (SÜRELİ) veya (ACELE, ÇOK ACELE) kaydı bulunuyorsa bu evrakın tanınan zaman içinde veya acele olarak ele alınmasında öncelikle hareket edilir. Evrakın süresi içinde veya acele olarak cevaplandırılmasından konu ile ilgilendirilen personel sorumludur.

Madde 25- Kişiler ile ilgili olan yazılar gerektiğinde (ÖZEL) gizlilik dereceli şekilde yazılarak, zarflanmalı, bu yazılar hiçbir şekilde iş takipçilerine verilmemelidir. Bu konuda iş sahipleri ile kurum ilgililerinin karşı karşıya bırakılmaması gerekir.

Madde 26- Kuruma gelen evrak Gelen Evrak Fişi (Defteri) ile kurumdan çıkan evrak da Giden Evrak Fişi (Defteri)' ne işlenir. Tek yaprak halinde bastırılan fişler yazı makinesiyle, defter olarak bastırılanlar ise el ile yazılır. Bir yazının işlemi, ancak geldiği yere karşılık vermek veya dosyasında saklanmasına karar verilmek suretiyle sonuçlandırılmış olur.

Buna göre, dosyalama işlemlerine "ana sınıflar, konular" ile "Desimal Dosya Anahtarı" aşağıdaki şekilde tasnife tâbi tutulacaktır.

 

1. (000) Genel İşler

Genel İşler, Muhasebe, Personel Öğretim ve Eğitim, Yönetim Öğrenci İşleri, Basın ve Yayın, Bina ve Arazi, Donatım ve Ayniyat hakkında bu bölüm dosya anahtarında mevcut ve belli konular dışında kalan, veyahut, bu konuların hepsini veya bir kısmını ilgilendirilen yazışmalar için tahsis edilmiş bir sınıftır.

(000) Genel İşler Desimal Dosya Anahtarı

000 0 Genel

000.1 Yanlış Gelen Evrakın İadesi

000.2 Başka kurumlardan gelen ve kurumun ana konularını ilgilendirmeyen

Genelgeler.

010. İstatistikler.

010. Genel

011. Personel ile ilgili istatistikler

012. Kuruma üye olanlarla ilgili intatistikler

013. Kütüphane ve yayınlarla ilgili istatistikler

014. Sağlık işleri ile ilgili istatistikler

015. Malzeme ile ilgili istatistikler

016. Yukarıdaki kademeler dışında kalan istatistikler

020. Genel Mahiyetteki yazışmalar.

021. Genel mahiyetteki anketler

022. Yerli ve yabancı teştilât veya şahıslar tarafından kuruma ait işler hakkında bilgi stenmesi konusunda yazışmalar.

030. Mevzuat çalışmaları.

030. Genel

031. Bakanlıkça, Millî Eğitim Müdürlüklerince ve Kurum Müdürlüğünce hazırlanan mevzuat tasarıları.

032. Görüş alınmak üzere diğer kurum ve kuruluşlardan gelen mevzuat tasarıları.

040. Törenler (tören adlarına göre dosya gömlekleri açılır)

050. Tatil günleri, müsamereler, müsabakalar, mükâfatlar

060. Genel mahiyetteki geziler ve ziyaretler

070. Her çeşit öğretmen ve öğrenci teşekkülleri, okulaile birlikleri, yardım sandıkları, işçi, sigortaları dernek ve kurumlar gibi müesseselerle genel mahiyetteki

yazışmalar.

 

2. (100) Muhasebe

Bu ana sınıf konu olarak; Bütçe hazırlıkları ve bütçe uygulaması ile ilgili işlemler, kuruma ödenek ve kadro isteme ve tahsis işlemleri, ödeneklerin bütçe uygulaması ile ilgili sarf işlemleri, kurumun kendi işletme hesapları ile ilgili işlemleri ihtiva eder.

(100) Muhasebe İşlemleri Desimal Dosya Anahtarı.

100. Genel

110. Bütçe ile ilgili işlemler

111. Kurumun bütçesinin hazırlanması ile ilgili işlemler

112. Kurumun yılı bütçesinin uygulanması ile ilgili işlemler

113. Özel ve tüzel kişilerin kuruma yaptıkları yardım ve bağışlar

120. Ödenek, kadro gönderme ve kadro isteme ve ödeneğin tahsis ve tenkis işlemleri.

120. Genel

121. Şahıslarla ilgili ödeneklerin gönderme ve istenmesi

122. Genel gider ve yönetim giderleri ile ilgili ödeneklerin gönderme ve istenmesi

ile ilgili yazışmalar.

123. İstimlâk, bina ve arsa satın alma, onarım ikmal, inşaat ve tesisat ödenekleri

gönderilmesi ve istenmesi ile ilgili yazışmalar

130. Ödeneklerin sarfı ile ilgili işlemler

130. Genel

131. Şahıslarla ilgili kadro ve kadro dışı sosyal yardım ve diğer hizmet ödeneklerinin sarfı ile ilgili işlemler

132. Genel gider ödenekleri ile yönetim giderleri öde­neklerinin sarfiyat ile ilgili işlemler

133. İstimlâk, bina ve arazi satın alma, onarım, inşaat, ikmal ve tesisat ödeneklerinin sarfiyatı ile ilgili işlemler.

 

3. (200) Personel İşleri

(200) sınıfı; kurumda hizmet gören bütün personelin, tayin, nakil, terfi, taltif ve tecziye, sağlık kuruluşlarında tedavi, emeklilik gibi şahısları ilgilendiren işlemler için tesis edilmiştir. Desimal Dosya Anahtarındaki personel dosya numarlarında (Genel Dosya, Şahıs Dosyası) diye iki kademe tahsis edilmiştir. Tek şahsa ait personel işleri şahsa ait dosyasında,kurumun bir kısım veya bütün personelini ilgilendiren yazışmalar ise Genel Dosya'da işlem görmelidir.

(200) Personel İşleri Desimal Dosya Anahtarı

200. Genel

201. Şahıs ismi belirtilmeyen bütün kurum personelini ilgilendiren her çeşit yazışmalar.

202. Kurum personeli olmayan kimselerin şahsi işlerine ait müracaatları

203. Kurum personeli şahıs işleri

203. 0 Genel Dosya

203. 1 Şahıs Dosyası

 

4. (300) Öğretim ve Eğitim

Bu ana sınıf içinde; çeşitli öğretim ve eğitim meseleleri hakkındaki çalışmalar, inceleme­ler, mütelâalar, raporlar, yönetmelikler ve programlar, kongreler ve konferanslar hakkındaki yazışmalar, yurt içi ve yurt dışı kültür ilişkileri ve faaliyetler, film ve senaryo gibi öğretim ve eğitim ile ilgili bütün konular yer almaktadır.

(300) Öğretim ve Eğitim İşleri ile İlgili Desimal Dosya Anahtarı

300. Genel

310. Çeşitli Öğretim ve Eğitim Konuları

311. Çeşitli Öğretim ve Eğitim konuları hakkındaki çalışmalar, incelemeler, raporlar, görüşler

320. Yönetmelikler, programlar ve bunlar hakkındaki yazışmalar

370. Öğretim ve Eğitimle ilgili diğer çeşitli işler

370. 0 Genel (Sergi, Galeri, Heykel ve Anıt, Senaryo ve Öğretici filmler)

 

5. (400) Yönetim

Bu ana sınıf, bütün idarî işleri üntiva eder. Kurumların; kuruluşlarıyla gelişmeleri, faaliyet ve tarihçeleri ve her türlü idarî işleri, idarî yönetmelikler, çeşitli konular için kurulan komisyon çalışmaları, teftiş ve tahkikat işleri, Millî seferberlik işlerine ait konular bu sınıf içerisinde dosyalanacaktır.

(400) Yönetim İşleri ile İlgili Desimal Dosya Anahtarı

400. Genel

410. Teftiş ve tahkikat işleriyle genel mahiyetle ilgili yazışmalar

420. Her türlü öğretim kurum ve hizmet kuruluşlarının, gelişmeleri teftişleri,faaliyetleri, tarihçeleri ve her türlü idarî işleri hakkındaki yazışmalar, raporlar ve belgeler.

490. Millî seferberlik işleri

 

6. (600) Basın, Yayın, Kitap ve Kütüphane İşleri

Bu ana sınıfta, basın, yayın ve kütüphane işleriyle ilgili bütün konular bu ana sınıf içinde yer almaktadır.

(600) Basım, Yayım, Kitap ve Kütüphane İşleri ile İlgili Desimal Dosya Anahtarı

600. Genel

610. Çeşitli yayımlar

611. Ders kitapları ile ilgili yazışmalar

612. Klasik eserler yayımı ile ilgili işler

613. Bilim eserleri yayımı ile ilgili işler

614. Bakanlıkça yayımlanan periyodik eserler ve dergiler

670. Kütüphanecilik işleri

671. Tasnif, tertip ve tanzim faaliyetleri

672. Kütüphane katalogları ve diğer kataloglar

673. Kitapların korunması, cilt işleri

 

7. (700) Bina, Arsalar ve Arazi İşleri

Bu sınıfta, kurumların her türlü istimlâk, inşaat, onarım ve tahsis işlerini ihtiva etmektedir. Bölüm konularını ihtiva eden dosya klasörleri içinde (genel, istimlâk, onarım) diye adlandırılan kısım konu dosya gömleklerini numara sırasıyle bir arada bulundurmak inceleme bakımından faydalıdır.

(700) Binalar, Arsa ve Arazi İşleri Desimal Dosya Anahtarı

700. Genel

701. Uzun vadeli veya yıllık inşaat programları

702. Bina, arsa ve arazi tahsis işleri üzerinde yazışmalar

703. Öğretmen Evleri ve Lojmanlar hakkında yazışmalar

710. Bina, arsa ve arazi işleri ve onarımı

710. Genel

730. Öğretmen Evleri ve Eğitim Merkezleri Sosyal Tesisleri

730. Genel

731. İstimlâk işleri

732. Onarım, ikmal, tevsii işleri

 

8. (800) Donatım ve Ayniyat

Bu sınıf; her türlü malzemenin etüd edilmesi, siparişi, satın alınması ve bunların ayniyata intikâlinden sonra yapılacak ayniyat işlemleri için tahsis edilmiş bir sınıftır.

Kurumların donatım ve ayniyat konuları bölüm ve kısımlar, halinde desimal anahtar halinde gösterilmiştir.

Demirbaş malzeme konusunda; teklif mektupları ve incelemeler, sipariş ve satın alma işlemleri malzemenin ayniyat işleri birer kısım teşkil etmek suretiyle, bu kısımlar, bir bölüm numarası altında toplu olarak bulundurulmalıdır. Teklif mektuplarıyla, sipariş ve satın alma dosyaları, malzeme çeşidine göre, ticarethane, firma adlarıyla, alfabetik olarak sınıflandırılmalıdır.

 

 

ALTINCI KISIM

Sosyal Yardım ve Üyelerle İlişkiler

 

Madde 27- Öğretmenlerin, emekli personelin, ölüm, hastalık ve emeklilik halleriyle, diğer sosyal ihtiyaçlarının karşılanması aşağıda belirtildiği şekilde yerine getirilir. Bu görevleri yapmaya öğretmen evi ya da öğretmen lokalleri Yönetim Kurulları sorumlu kılınır.

Madde 28- Ölüm hallerinde aşağıdaki görevler yerine getirilir.

a) Ölen personel hakkında okul veya hizmet kurumu müdürleri vakit geçirmeden Millî Eğitim Müdürlüklerine haber verir, Millî Eğitim Müdürlükleri de öğretmen evi ve diğer okul müdürlüklerine gerekli duyuruyu yapar,

b) Öğretmen evi yöneticileri tarafından Millî Eğitim Müdürlükleri ile irtibat kurularak vefat eden personelin ailesiyle hemen temas sağlanır ve gerekli izin alınarak resmî ve dinî törenin hazırlıkları ve tertibi yapılır.

c) Cenazenin nakledilmesi hallerinde varsa öğretmen evinin veya Millî Eğitim Müdürlüğünün taşıtı ile yoksa kiralanacak taşıtla, törene iştirak edenlerle birlikte, cenazenin defnedileceği yere kadar ulaştırma imkânı sağlanır.

d) Personelin eşi, çocuğu, annesi, babası vefat edince de aynı işlemler yapılır.

Madde 29- Hastalık hallerinde aşağıdaki görevler yerine getirilir.

a) Hasta olan öğretmen ve personelin, müdürüyle birlikte kurumun Yönetim Kurulu Üyeleri hastayı ikametinde veya hastahanede ziyaret eder,

b) Aynı yolla hastanın ailesi ile temas kurulur, ihtiyaçları belirlenir, yardımlaşma yolu ile bu ihtiyaçların karşılanmasına çalışılır.

c) Hasta, hastahanede ağır hasta halinde veya bir operasyon sonucunda sürekli tedavi durumunda ise periyodik ziyaretler ve bakıma bağlı ihtiyaçlarının karşılanmasına özen gösterilir.

Madde 30- Emeklilik hallerinde aşağıdaki görevler yerine getirilir.

a) Emekli olupta kurumların bulunduğu mahalde ikamet eden personelle, yeni emekliye ayrılmış bulunan personelin kesin ikamet adresleri kurumlarca tespit edilir ve bir adres kütüğünde değişiklik bilgileri ile birlikte muhafaza edilir.

b) Emekliliklerini müteakip Millî Eğitim Müdürlükleriyle koordineli olarak ilk 24 Kasım Öğretmenler Günü kutlama törenlerine davetli olarak katılmaları sağlanır.

c) Bu törende, emekli olan öğretmen ve diğer personele hizmetlerinin anısı olarak, şilt, plaket vb. armağanlar, emekli oldukları okul veya hizmet kurumlarınca temin edilmek suretiyle, verilir.

d) Kurumların Yönetim Kurulları ve Yöneticileri; emekli öğretmenler ile diğer öğretmenlerin de iştirak edeceği özel gün ve gece kutlamaları düzenler. Emekli öğretmenlerin bu tür faaliyetlere özel çağrılı olarak iştirak etmeleri sağlanır.

e) Yaşlılık nedeniyle bu tür törenlere katılamayan, öğretmen evine sürekli olarak gelemeyen emekli öğretmenler için, Kurumun Yönetim Kurulu Üyeleriyle birlikte ve öğretmenlerin iştirakleriyle belirli aralıkla yapılacak ziyaret programları tertip edilir.

Madde 31- Öğretmenler Günü Kutlama faaliyetlerinde aşağıda belirtilen görevler yerine getirilir.

a) İl ve İlçelerde Öğretmenler Günü dolayısıyla oluşturulan "Öğretmenler Günü" kutlama kurullarında görev alan personelle birlikte kurum müdürleri ve Yönetim Kurulu Üyeleri öğretmen evinde yerine getirilecek faaliyetlerde yer alır.

b) İl ve İlçe düzeyinde bu maksatla yapılacak ve ilgili Kutlama Yönetmeliğinde belirtilen bütün faaliyetlerin hizmet merkezi olması yönünde öğretmen evlerinin hazırlıklı olması için gerekli tedbirleri alır.

 

 

YEDİNCİ KISIM

Çeşitli Hükümler

 

Madde 32- Kurumların çeşitli ünetelerinde hizmette standardı sağlamak amacıyla Yönerge ekindeki belirlenmiş belgeler kullanılır.

Madde 33- Kurumlarda kullanılacak olan üye, üye yakını, emekli, misafir giriş kartlarının standart ölçü ve diğer özellikleri (EK- 39, 40, 41, 42)'deki örneklere uygun olarak her kurum tarafından çoğaltılır, tasdik edilir ve kurum müdürlüklerince ilgililere verilir.

Madde 34- Görev yerleri değişen üyelerin, görevden ayrılmaları ile birlikte üye kartları ayrıldıkları okul veya kurum müdürlüklerince kendilerinden alınarak öğretmen evi Müdürlüğüne iade edilerek iptali sağlanır. Üyenin yeni görev yerinde göreve başlaması ile birlikte, buradaki kuruma müracaatı ile üyelik işlemi yapılır ve kartı yeniden tanzim edilerek kendisine verilir.

Madde 35- Kurum müdürlüklerince üye kartı tanzim edilmeden önce, öğretmenin görev yaptığı okul müdürlükleri kendisinin, eşinin ve bakmakla mükellef olduğu birinci derecede yakınlarının belgelerini tanzim edip tasdik etmesini müteakip kendisine intikal edecek (EK-43) üyelik müracaat formunu değerlendirerek sonuçlandırır.

Madde 36- Kurumlarda "otel oda rezarvasyon"u yapılır. Telefonla rezerv yapılan odalar için, rezerv günü bir gün öncesinden muhatap kişi veya kuruluşlardan teyid alınmak suretiyle, oda tahsisleri kesinleştirilir.

Madde 37- Kurumlarda konaklayan ve hizmet ünitelerinden faydalanan üye yakınları, misafirler ve Bakanlığın merkez ve taşra teşkilâtı personeli; bu hizmet karşılığı olarak belirlenmiş bulunan ücretleri öderler. Geçici olarak görevlendirme sonucunda kurumlarda kalan personel dahil bu husus istisnasız uygulanır.

Madde 38- Kurum yöneticilerince; kurumlara gelen üye ve üye yakınları otel ünitelerinde konaklamak ve diğer ünitelerden faydalanmak istediklerinde, gösterilen üye kartları ile birlikte asıl hüviyetlerinin ibrazı istenir.

Madde 39- Üye ve üye yakınlarının kılık kıyafetlerinin düzgün, temiz ve sade olmasına özen gösterilir. Seyahat sebebiyle ve dinlenme tatil amacıyla gelinen kurumlarda bu konuda gereken anlayış ve tolerans kurum yöneticileri tarafından gösterilir.

Madde 40- Mesai günleri ve saatleri dışındaki faaliyetlerden elde edilen işletme gelirleri tutanakla emanet kasadan sorumlu yetkiliye teslim edilir. Emanet kasa sorumlusu resmî mesai gününün başlangıcında teslim almış olduğu para ve diğer belgeleri muhasebeye teslim eder. (EK-38)

Madde 41- Bu Yönerge Öğretmen Evleri, Öğretmen Lokalleri ve Eğitim Merkezleri Sosyal Tesisler Yönetmeleğindeki genel esasları kapsayan hükümlerle birlikte yürütülür.

Madde 42- Bu Yönerge hükümlerini Millî Eğitim Bakanı yürütür.