OKULLARDA BAKIM ONARIM VE TADİLAT İŞLERİ

 


 

Okullarımızda bakım onarım ve tadilatlarla ilgili yapılması gereken iş ve işlemler her yıl Millî Eğitim Bakanlığı Yatırımlar ve Tesisler Dairesi Başkanlığı tarafından yayınlanan bir genelge ile okullarımıza bildirilmektedir. Bu genelgelerin esasını 13/01/1984 tarih ve 173 sayılı "Onarım ve tadilat teklifleri" konulu 1984/10 nolu genelge oluşturmaktadır. Okulun bakımı ve küçük onarımları öncelikle kendi imkânları ile çevreden sağlanan imkânlar, okul personeli ve öğrenciler tarafından yapılmalıdır. Okul ve çevre imkânları ile yapılamayacak onarım ve tadilat işleri Bakanlığımız Yatırımlar ve Tesisler Dairesi Başkanlığınca tahsis edilen ödenekle yapılır.

Okullarımızın bina ve tesislerinde Bakanlığımızın izni olmadan herhangi bir değişiklik yapılamaz.
Bakanlıktan ödenek temini ve işin yapılmasında aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda hareket edilir.

Millî Eğitim Müdürlüğüne onarım ve tadilat yapılması gereken kısımları açıkca belirten bir yazı yazılarak keşif yaptırılması istenir.

Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından kurum elemanları veya Bayındırlık ve İskan Müdürlüğü elemanlarına keşif yaptırılarak Bakanlığımızdan ödenek istenir. Ödenek isteme yazısına:

a) Onarım veya tadilat gerektiren yerleri renkli kalemle gösterilen 1/50 veya 1/100 ölçekli plân

b) Yıkılması veya ilavesi gerekli görülen duvar ve bölümlerin statik bakımdan uygun olduğunu gösterir rapor. (Keşif yapan elemanlarca hazırlanır.)

c) Mahal listesi ve açıklama raporu

d) Onarım ödeneği isteme formu

Ayrı amaçlı onarım ve tadilatlar ile varsa ayrı blokların onarım ve tadilatı için ayrı ayrı keşif düzenlenip tek bir teklif ile ödenek istenir.

Onarım ve tadilatlar için ödenek isteme teklifleri her yıl 10 Mart gününe kadar Bakanlığımız Yatırımlar ve Tesisler Dairesi Başkanlığında bulundurulması sağlanır.

Ödenek gönderme yazısı ile ihale talimatı alındığında teklif edilen ödenek tam olarak gelmemişse gelen ödenek miktarı ve yapılacak işler belirtilerek yeniden ödeneğe eşit keşif yapılması için Millî Eğitim Müdürlüğüne bir yazı yazılır.

Keşif ve ödenek temini tamamlandıktan sonra 2886 sayılı Kanunun ilgili maddelerinde belirtilen malî sınırlar dikkati alınarak, KDV dahil gönderilen ödenek miktarını aşmamak üzere ihaleye başlanır.

Genelde onarım ve tadilat işleri ile ilgili olarak gönderilen ödenekler her yıl Bütçe Kanununda belirtilen emanet işler, malî sınırını aşmadığından 2886 sayılı Kanunun 81. a maddesine göre EMANET USULÜ ile ihale edilir. Emanet usulü ile ihale yapılmadan önce 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, Emanet İşlere Ait Uygulama Yönetmeliği, Muayene ve Kabul İşlerine Dair Yönetmelik dikkatlice incelenmelidir.

Emanet usulü ile yapılan ihalelerde ihale yetkilisi ikinci derece ita amiri olarak okul müdürüdür. Emanet komisyonu okul müdürünün onayı ile müdür yardımcılarından birinin başkanlığında, teknik veya uzman bir eleman ile muhasebe işlerinden anlayan bir eleman olmak üzere üç kişiden kurulur. İta amirinden alınacak olan komisyon kurulması ile ilgili onayda üyelerin herhangi bir nedenle ayrılması durumunda yerine görevlendirilecek yedek üyeler belirtilir.

Tahakkuk memurunun teklifi ile onarım veya tadilat işinin emanet usulü ile yapılması için ita amiri olarak okul müdüründen olur alınır.
Emanet komisyonu karar alarak üç şekilde iş yapabilir.

a) İşi doğrudan komisyona yaptırabilir. (İşin hususiyetine uygun olarak geçici işçi malzeme ve makineleri temin ederek işi takip edip sonuçlandırır.)

b) Taşeron eliyle yaptırabilir. (Taşerona malzemeli veya malzemesiz olarak işi verebilir.)

c) İşin bir kısmını doğrudan komisyon tarafından bir kısmınıda taşeron eliyle yaptırabilir.
Emanet komsiyonu işi hangi şekilde yapacağını belirleyen ilk kararını alarak ita amirine onaylatır.
Emanet komisyonu işi doğrudan yaptırma kararı aldığında malzeme teminini, işçi çalıştırma şeklini tespit eder. Tutacağı işçilerle ilgili ücret ve sigorta işlemlerini tamamlar.

İşle ilgili malzeme araç ve makinelerini temin eder.

Taşeron eliyle yaptırma kararı aldığında, işin miktarı, yeri, teklif alma günü ve saatini belirtmek suretiyle ihaleyi ilân eder. İlân Millî Eğitim Müdürlüğü, Bayındırlık ve İskan Müdürlüğü ile Mal Müdürlüğü veya Muhasebe Müdürlüğüne bildirilir. Aynı zamanda okulda herkes tarafından görülecek bir yerde bulunan ilân tahtasına ihale ilânı asılır. İlânın asılma ve indirilmesi ile ilgili tutanaklar komisyon tarafından asma ve indirme işlemi sırasında tutulur. İlân ihaleden 7 gün önce yapılır.

İhale gününde emanet komisyonu zamanında toplanarak talipliler tarafından verilen teklifleri teslim alır. Saatinde verilmeyen teklifler kabul edilmez. İlân sonucunda teklif veren talipli olmazsa işi yapabilecek kapasiteye sahip taşeronlar teklif vermek üzere resmî bir yazı ile davet edilirler. En az üç taşeron çağrılıp teklif alınır.

Komisyon teklifleri değerlendirerek gerekçesini belirtmek suretiyle verilen teklifleri uygun görüp görmemekte serbesttir.

Komisyon tarafından alınan karar okul müdürü tarafından onaylandıktan sonra kesinleşir. Kararın sonucu onaydan sonra açıklanıp aynı zamanda ihaleyi kazanan taşerona resmî yazı ile duyurulur.
Taşeronla komisyon arasında yazılı bir anlaşma (taahhütname) yapılır.

Keşif bedelinin % 3'ü oranında geçici teminat taşeron tarafından saymanlığa yatırılarak makbuzu komisyona ibraz edilir. (Teklif alınırken geçici teminatın yatırılmış olduğu tespit edilmelidir.)

İhaleyi kazanan taşeron kesin teminat olarak geçici teminatın üstünü % 10'a tamamlar. İhaleyi kazanamayan taşeronların geçici teminatları makbuzun arkasına açıklama yapılarak çözülür.

Taşeronun işi anlaşmada belirtilen müddet içinde betirmesi için iş yeri teslimi komisyon tarafından yapılarak tutanakla belirtilip işe başlanması sağlanır.

İşin başlaması ile birlikte 1984/10 genelge eki "form 1" Yatırımlar ve Tesisler Dairesi Başkanlığına gönderilmek üzere Millî Eğitim Müdürlüğüne yazı ile iletilir.

İhaleyi kazanıp anlaşma imzalanan taşeronun ikametgâh adresi, işin keşif bedeli, yeri ve müddeti Sosyal Sigortalar Kurumu ile Çalışma Müdürlüğüne bildirilir.

Emanet komisyonu işveren vekili olarak işi sıkı bir şekilde takip ederek sonuçlanmasını sağlar.

Komisyon tarafından işçi çalıştırılıyor ise ücretleri kanuni kesintiler yapıldıktan sonra ayda bir defa ödenir. Taşeron tarafından çalıştırılan işçilerin ücretleri aynı şekilde taşeron tarafından ödenir.

İşin bitiminde işin bittiğini belirten yazı ile ikinci keşif yapılması istendiğinde Bayındırlık ve İskan Müdürlüğü elemanları tarafından ikinci keşif hazırlanır. Hak ediş raporu düzenlenir. Ödeme evrakı hazırlanarak işin bedeli ilgiliye ödenir.

Geçici kabulü yapmak üzere ita amiri olan okul müdürü tarafından bir kabul heyeti kurulup işin geçici kabulü yapılır. Bu heyet tarafından düzenlenecek olan geçici kabul tutanağına kesin kabulün ne zaman yapılacağı belirtilir. Geçici kabul ile birlikte kesin kabulüde yapılabilir.

İşin tamamlanmasıyla birlikte taşeronun bu işle ilgili idareye Sosyal Sigortalar Kurumuna, vergi dairesine ve işçilere borcu olmadığı tespit edildikten sonra SSK'dan "ilişiksiz belgesi" getirmesi halinde kesin teminatı çözülür.

İşin ve ödemenin bitiminde 1984/10 genel ekindeki "form II" Yatırımlar ve Tesisler Dairesi Başkanlığına iletilmek üzere Millî Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.

İşin bitiminde yapılacak kabul ve kesin hesabın yapılarak okul müdürü tarafından onaylanmasıyla emanet komisyonu ibra edilmiş olur.

 

Ek-1 ONARIM ÖDENEĞİ İSTEME FORMU

Ek-2 FORM-I

Ek-3 FORM-II

Ek-4 ONAY BELGESİ, EMANET KOMİSYON KARARI