T.C.

B A Ş B A K A N L I K

Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü

 

 

 

 

Sayı : B.02.0.PPG.0.12-383-3036 17/02/1994

Konu : Resmî Yazışma Kuralları

 

GENELGE

1994/9

 

İLGİ : a) 02.10.1980 gün ve ÖYGM 383 - 10322 (1980/56) sayılı,

b) 13.04.1981 gün ve ÖYGM 383 - 04990 (1981/28) sayılı,

c) 23.09.1981 gün ve ÖYGM 383 - 10985 (1981/67) sayılı,

d) 30.11.1981 gün ve OMBD - 5105 - 00854 (1981/83) sayılı,

e) 21.12.1981 gün ve OMBD - 5105 - 00901 (1981/92) sayılı,

genelgeler.

 

Kamu hizmetlerinin yürütülmesi ve mevzuatın uygulanmasında; süratli, etkin ve verimli bir çalışma düzeninin sağlanması, lüzumsuz ve hatalı yazışma ile kırtasiyeciliğin bertaraf edilmesi, ancak buna imkan verecek bir düzenleme ile mümkün olacaktır.

Bu itibarla; daha ekonomik, verimli, süratli ve modern bir kamu yönetimi için; teknolojik gelişmelerin ışığında; zamandan, insan gücünden ve paradan tasarruf sağlamak maksadıyla; amaca hizmette yetersiz kaldığı müşahade edilen ve resmî yazışmalarda uyulacak usul ve esasları belirleyen ilgide kayıtlı genelgeler yerine kamu kurum ve kuruluşlarının görüşleri de dikkate alınarak yapılan çalışma ile “Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” yeniden tespit edilmiştir.

Kamu kurum ve kuruluşlarının resmî yazışmalarında tek tipliliği de sağlamak üzere hazırlanan ve ekte gönderilen “Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar'ın uygulanması hususunda gereken dikkat ve hassasiyet gösterilecektir.

İlgide kayıtlı genelgeler yürürlükten kadırılmıştır.

Bilgilerini ve gereğini rica ederim.

 

(İmza)

Prof. Dr. Tansu ÇİLLER

Başbakan

 

EKLER :

 

EK - 1 Resmî Yazışma Kurallarını

Belirleyen Esaslar.

 

DAĞITIM :

 

GEREĞİ : Bilgi :

Devlet Bakanı ve Başbakan Yard.na Cumhurbaşanlığı Genel Sekr. ne

Devlet Bakanlıklarına T.B.M.M. Genel Sekreterliğine

(Bağlı ve İlgili Kuruluşlara)

Bakanlıklara

Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına

Millî Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliğine

Başbakanlık Bağlı ve İlgili Kuruluşlarına

Başbakanlık Merkez Teşkilâtına

 

 

 

 

RESMİ YAZIŞMA KURALLARINI

BELİRLEYEN ESASLAR

 

Amaç

Madde 1 — Bu esasların amacı, yazışmalarda kurallara uygunluğu sağlayarak bütün kamu kurum ve kuruluşlarının yazışmalarında tek tipliliği temin etmektir.

Kapsam

Madde 2 — Bu esaslar bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

 

BİRİNCİ BÖLÜM

İletişim Çeşitleri, Çoğaltma ve Kağıt Boyu

İletişim Çeşitleri

Madde 3 — Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim;

1) Resmî yazı,

2) Fax,

vasıtasıyla sağlanacaktır.

Resmî yazı, kamu kurum ve kuruluşlarının aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazıdır.

Resmî yazılar, elektronik veya mekanik daktilo makinası ve/veya bilgisayar ile yazılır.

Fax ile gönderilen mesajlarla öngörülen hususlarda hemen işlem yapılmakla birlikte; mesajlar, teyidinin yapılmasından sonra resmî evrak mahiyetindedir.

Fax'lar EK - 7'deki şekle ve bu esaslardaki kurallara uygun olarak hazırlanacaktır. Fax ile gönderilen mesajların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Nüsha Sayısı ve Çoğaltma

Madde 4 — Resmî yazılar kural olarak bir asıl ve bir kopya olmak üzere iki nüsha olarak hazırlanacak, paraflı nüshalar biriminde saklanacaktır. Genel evrak biriminde evrak saklanacaksa bir nüsha daha çoğaltılacaktır. Dağıtımlı yazılarda dağıtım sayısı da nüsha sayısının belirlenmesinde esas alınacaktır.

Resmî yazıların çoğaltılmasında; kural olarak fotokopi makinası kullanılacaktır. Ancak mümkün olmadığı takdirde diğer usüllerle de çoğaltılabilecektir.

Kâğıt Boyu ve Kullanımı

Madde 5 — Resmî yazışmalarda A4 (210x297) mm. boyutlarında tek tip ve başlıklı kâğıt kulanılacaktır. Mevcut stoklar tüketilinceye kadar değişik ebatlardaki kâğıtlar kullanılabilecektir. Bilgisayarda kelime işlemciler ya da farklı programlar yardımıyla hazırlanmış resmî yazılar için 11x24 inç'lik sürekli form kullanılabilecektir.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Resmî Yazıların Bölümleri

 

Başlık

Madde 6 — Yazıyı gönderen kuruluşa ait ad, sembol, adres, kısaltma vb.nin belirtilmesine yarayan bölümdür.

Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümde bulunacaktır.

İlk sıraya T. C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına ise gene ortalanarak ana kuruluşun/birimin adı küçük harflerle yazılacaktır. Merkez teşkilâta ait yazışmalarda başlıkta şehir adı yer almayacaktır. Merkezi taşrada bulunan teşkilâtlar başlıkta şehir adını belirtebilirler.

Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilâtlarının kullandıkları başlıkların 5442 sayılı İl İdaresi Kanununa uygun olarak düzenlenmesi gerekmektedir. Mezkür Kanun gereğince taşra teşkilâtlarında kullanılacak başlıklarda ilk satırda Valiliğin, ikinci satırda ise taşra teşkilâtının adı yer alacaktır (Örnek - 1).

Bölge Müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilâtı olduğu yazılacaktır.

Mevcut başlıklı kağıtlarının bitimini müteakip yukarıdaki açıklamalara uygun başlıklı kağıt kullanılacaktır.

Sayı ve Kayıt Numarası

Madde 7 — Dosya planına göre verilen kayıt ve dosya numarasıdır. Başkanlığın son satırında iki aralık aşağıda ve kağıdın sol kenarında 12 karakter içeriden başlanarak büyük harflerle SAYI yazılarak, önüne (:) işareti konulacaktır.

Bu işaretten sonra kod numarası verilecek, kod numarasından sonra (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (/) işareti konularak kayıt numarası yazılacaktır.

Kayıt numarası, yazının evrak kayıt defterinde aldığı numaradır.

Kayıt numarası damga veya yazı ile yazının orta kısmına basılmayacak/yazılmayacak, kayıt numarası kod numarasından sonra (/) işareti konularak yazılacaktır. Böylece sayı bölümü içinde muntazam bir şekilde yer alacaktır (Örnek - 2)

13/08/1991 tarih ve 08-3-383 - 16649 (1991/17) sayılı genelge ile 01/01/1992 tarihiden itibaren yürürlüğe konulan “Resmî Yazışmalarda Kod Sistemi”ne mutlaka uyulacak, bu sistemin bağlı ve ilgili kuruluşlar ile taşra ve yurtdışı teşkilâtını kapsayacak şekilde uygulanması sağlanacaktır.

Tarih

Madde 8 — Yazının gönderildiği zamanı belirten tarih bölümü başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve bitiminden itibaren sağ tarafta 6 karakter boşluk bırakacak şekilde ve sayı ile aynı hizade yazılacaktır.

Merkez teşkilâtında, merkezin bulunduğu şehir bilindiği ve yazının en altında adres bölümünde yer aldığı için, taşra, yurtdışı ve merkezi taşrada blunan teşkilâtlarda ise şehir adı başlıkta yer aldığ için tarih bölümünde şehir adına yer verilmeyecektir.

Yazının yazılış ve genel evraktan çıkış tarihlerinin farklı olmaması için tarih bölümüne yalnızca yazının biriminden çıkış tarihi konulacaktır.

Tarih, hepsi rakamla, kısaltma yapılmaksızın aralarına (/) işareti konularak yazılacaktır. Aylar ve günler 01/02/1994 örneğindeki gibi yazılacaktır.

Konu

Madde 9-— Yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa özeti olan konu, sayının bir aralık aşağısına ve kâğıdın sol kenarından 12 karakter içeriden başlanarak yazılacaktır.

Sonunda “hk”, “dair”, “ait” gibi kısaltmalar yapılmayacaktır.

Konu bölümü başlık bölümündeki T. C. kısaltması hizasını geçmeyecektir. İlk satıra sığmazsa, alt satır, (KONU :) sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılacaktır.

Gönderilen Makam

Madde 10 — Gönderilen makam, yazının gönderileceği kurum ve kuruluş ya da kişiyi ve bunların bulundukları yeri belirten bölümdür. Konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki - dört aralık aşağıdan ve kâğıdı ortalayacak biçimde yazının gönderileceği makamın resmî adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle yazılacaktır.

Yazının gönderileceği kurum veya kuruluş Başbakanlık, Devlet Bakanlığı veya diğer Bakanlık bağlı ya da ilgili kuruluşu ise lik satıra bağlı veya ilgili olunan Bakanlığın adı büyük harflerle yazılacak, alt satırda ise hangi kurum veya kuruluşa ait olduğu parantez içinde küçük harfle belirtilecektir (Örnek-3).

Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilecektir.

Resmî görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük harflerle yazılacaktır, varsa ünvana adın hizasında alt satırda yer verilecektir. Adres ise (Örnek 3)'de belirlenen şekilde düzenlenecektir.

Resmî görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük, ünvan ise küçük harflerle yazılacaktır.

İlgi

Madde 11 — İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu ya da bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek, kâğıdın sol kenarından 12 karakter içeriden başlanılacak ve İLGİ sözcüğü büyük, diğerleri küçük harfle yazılacaktır. İlgi sözcüğünden sonra (:) işareti konulacaktır.

İlgi bir satırı geçerse, (İLGİ :) ibaresinin altı boş bırakılmak ve ilk satırın hizasından başlanmak üzere ikinci satır yazılacaktır.

İlgi'nin birden fazla olması halinde, a, b, c, d gibi küçük harfler kullanılacak ve ilgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulup, bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilecektir.

İlgi'de, “............... tarih/gün ve .............. sayılı” ifadesi kullanılarak tek tiplilik sağlanacaktır.

İlgi'de gerekli olduğu hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn. Md.lüğü, D. Bşk.lığı v.b.) kısaltma yapılabilecektir.

Yazışmaların ilgisinde sayı, birim kodu ile birlikte tam olarak belirlenecektir. İlgi, tarih sırasına göre yazılacaktır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık oluyor ya da daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili bulunuyorsa ilgide bunların hepsi belirtilecektir.

Bir yazı çeşitli kuruluşlara yazıldığında konu olan ilgi, bu kuruluşların hepsinde yoksa ya da bu kuruluşları ilgilendirmiyorsa ilginin sonuna (HAY) “Her Adrese Yollanmamıştır” sözcüğü yazılacaktır. Gerekmesi halinde mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir (Örnek - 4).

Fax ile gelen yazı üzerine işlem yapılmış ise ve bu işleme Fax'la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax'la geldiği ve Fax referans numarası belirtilecektir.

 

Metin

Madde 12 — Metin, bir konu ya da düşünceyi açıklayan paragraf, bend, alt bend bölümlerinden oluşan ana bölüm olup, adresten, varsa ilgiden sonra başlayıp, imza bölümüne kadar süren asıl yazıdır.

Paragraf, bir düşünce ya da konuyu belirten küçük bölümdür. Bend, paragraflarda ifade edilen düşünce veya konuyu sistematik olarak daha küçük alt bölümlere ayıran bölümdür. Alt bend, bendlerde ifade edilen düşünce veya konuyu sistematik olarak daha küçük alt bölüm­lere ayıran bölümdür.

 

1. Metin bölümünde şekil yönünden uyulacak kurallar;

Metne ilginin son satırından itibaren iki aralık, ilgi yok ise gönderilen makamdan/adresten sonra üç aralık bırakılarak başlanılacaktır.

Kâğıdın sol bölümünde; paragraf başları ondokuz, normal satırlar oniki karakter içeriden başlanıp, satır sonları sağ boşluktan beş karakter içeride bitirilecektir. Paragraf aralarında bir aralık bulunacaktır.

Paragraflar sayı ve harf ile başlayamaz. Ancak, paragraflar bent ve alt bentlere ayrılarak, numaralandırılabilir. Bentler rakam, alt bentler harf ile ifade edilebilir. Ancak metin bölümünün maddeler halinde yazılmasında sayı ve harf dizininin aynı hizada bulunmasına dikkat edilecektir. Sayı ve harflerden sonra (.) işareti konularak, satıra başlanılacaktır (EK - 2).

Yazılar kâğıdın yalnız bir yüzüne okunaklı olarak yazılacak, kazıntı, silinti ve düzeltmeler ol­mayacaktır. Paragrafbaşı, satırbaşı ve sonları aynı hizada olup, girinti çıkıntı olmamasına dikkat edilecektir.

Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmaya çalışılacak, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilecektir.

Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilecektir.

Metin içinde veya çizelgelerde geçen sayısal bilgilerin değerlendirilmesinde bilgisayarlarda ondalıkların (.), bölüklerin (,) ile ayrıldığı hususu değerlerin hesaplanmasında gözönünde tutulacaktır.

 

2. Metin bölümünde içerik yönünden uyulacak kuralları;

Metin bölümünün üç bölümden oluşması, ilk bölümde ilgileri ile birlikte konunun kısaca an­latılması, ikinci bölümde görüşle birlikte karşı görüşün belirtilmesi, sonuçta kesin önerinin yer alması genel kural olmakla birlikte, gerekmesi halinde değişik düzenleme de mümkün­dür.

Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan imlâ kılavuz ve sözlüğünde yeralan yazım kurallarına uygun duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılacaktır.

Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimere yer verilmeyecek, kısaltma yapılmayacak ve tekrarlardan kaçılacaktır.

 

3. Metnin bitirilişinde uygulanacak kurallar:

a) Alt makama yazılan yazılar “rica ederim”,

b) Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “arz ederim”,

c) Üst ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “arz ve rica ederim”,

d) Başbakan veya Bakan adına imza yetkisi verilen kişilerce imzalanarak 5442 sayılı İl İdaresi Kanununun 9'uncu maddesi gereğince Valiliklere gönderilen yazılar “rica ederim”,

e) 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı hakkında Kanunun 5., 6, ve 32'nci maddeleri gereğince Başbakanlık adına imzalanılarak Bakanlıklara gönderilen yazılar “rica ederim”,

f) 3046 sayılı Kanun çerçevesinde Bakan adına yetki devri yapılan makamlar arasındaki yazılar “arz ederim”,

şeklinde bitirilecektir.

 

İmza

Madde 13 — İmza bölümü, yazıyı imzalayacak olanı belirleyen bölümdür. İmza bölümü yazı­nın uzunluğuna göre metnin bitiminden iki-dört aralık alta açılarak yeterli imza boşluğu bırakılacak ve sağ boşluktan altı karakter içeride bitecek biçimde düzenlenecektir.

İmza bölümünde; imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harfle, ünvanlar ad ve soyadın altına orta kısma gelecek şekilde ayarlanarak küçük harfle ve kısaltılmadan yazılacaktır. Çok zorunlu hallerde birimin adı kısaltılmadan ünvan sözcükleri kısaltılabilecektir.

Akademik kariyer ünvanları ismin sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir.

Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “İmza Yetkileri Yönergesi”ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadın altına ortalanarak, Başbakanlık'ta “Başbakan a.” Bakanlıklarda “Bakan a.” yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam ünvanı yazılacaktır (Örnek - 5).

Vekaleten imza atılıyorsa, vekalet eden kişinin adı, soyadı ile vekalet edilen görev ve vekaleten imza ettiği belirtilecektir.

Kamu İktisadi Teşekküllerinde uygulanan yazının iki yetkili tarafından imzalanmasında sağ ta­rafa üst makam, sol tarafa ast makam imza atacak olup imza bölümünde ayrıca kuruluşun ünvanı belirtilmeyecektir (Örnek - 6).

Atama Kararnamelerinde imza, (Örnek - 7)'de olduğu şekilde açılacaktır.

Başbakanlığa gönderilecek yazılar 24/09/1992 tarih ve 1992/27 sayılı Genelge hükümlerine uyularak imzalanacaktır.

 

Onay Bölümü

Madde 14 — Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kâğıdın ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılacaktır.

Altına ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanacaktır. İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sona onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılıp, altına ünvan ortalanarak yazılacaktır (Örnek - 8 A ).

Yazı asıl makam yerine başka bir yetkili tarafından imzalanacaksa, ad soyad ile ünvan arasına “Başbakan a.” veya “Bakan a.” yazılacaktır.

Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam tarafından teklifi, bağlı ise ilgili makam tarafından sunulması ve onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir. Bu durumda ilk teklif eden imza, yetkili makam bölümünün dört aralık altına ve kâğıdın sol tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harfle “Uygun Görüşle Arzederim” yazılarak, altına onayda yeralan esaslara uygun olarak imza bölümü düzenlemesi yapılacaktır. Bunun dört aralık altına ise kâğıt ortalanarak “ONAY” bölümü açılacaktır (Örnek - 8 B).

 

Ekler

Madde 15 — Ekler, yazıları tamamlayıcı belgeleri, gerektiğinde bunların sayılarını ya da nite­liklerini gösteren bölüm olup, imza bölümünün bitiminden itibaren iki ara verilerek, satır başından başlanmak üzere, büyük harfle EKLER sözcüğü yazılıp (:) işareti konulduktan sonra altı çizilecektir.

Bu bölüm (Örnek - 9 A ve 9 B)'ye göre düzenlenecektir.

Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzunsa o zaman ek listesi yazıya bağlanacaktır.

Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarına gönderilmesi/gönderilmemesi halinde, o kuruluşun hizasına “ek konulmadı”, “... sayılı ek konuldu” ibareleri yazılır (Örnek - 9 B).

Ekleri tamamlayıcı mahiyette olan, çizelge, şema, taslak vb. bağlı oldukları ekin son satırının dört aralık altına ve satırbaşı hizasından başlamak üzere konuları belirtilerek kendi aralarında numaralandırılacaklardır.

 

Dağıtım

Madde 16 — Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderileceği yerlerin belirtildiği bölümdür. Bu bölüm yazının gönderildiği yerleri belirtmek üzere protokol sırası esas alınarak dü­zenlenecektir. Ekten itibaren iki aralık bırakıldıktan sonra satırbaşı hizasında büyük harflerle DAĞITIM yazılıp yanına (:) işareti konularak altı çizilecektir. Ek yoksa dağıtım EK'in yerine yazılacaktır.

Yazı ile fiilen ilgili olup, işi yerine getirme durumunda olanlar, “gereği” kısmına, gönderilen yazı ve onunla ilgili olarak meydana gelcek çalışmalar hakkında yalnız bilgi edinmeleri istenen kuruluş ya da birimler “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılacaktır.

Gereği kısmı dağıtım başlığının altına, bilgi kısmı gereği kısmı ile aynı hizaya yazılarak altları çizilecektir.

Bilgi kısmı yoksa, gereği ve bilgi sütunları açılmayacak, kurum/kuruluş adları Dağıtım başlığının altına yazılacaktır (Örnek - 10).

Bu husustaki uygulama EK - 3'te gösterilmiştir.

 

Adres

Madde 17 — İhtiyaç halinde adres detay bölümü, sayfa bitimine iki aralık kalacak şekilde çizgi çekilip, bu çizginin çekilip, bu çizginin altına yazıyı gönderen kurumun ve/veya ilgili birimin açık adresi, posta kodu, telefon, fax ve telex numaralarının yazıldığı bölümdür (EK - 1).

 

Parafe

Madde 18 — Parafe bölümü, ikinci kopyaya açılacak ve yazıyı hazırlayandan başlayarak, aşama sırasına göre imzalayacak makama kadar olan ara kademeyi belirleyen bloktur. Yazılar bütün ilgili ara kademelerce paraf edilecektir.

 

Parafeler ikinci kopyaya metnin bitiminden sonra, 1 veya 2 ara verilip, satırbaşı hizasından (Örnek 11)'de görüldüğü şekilde ve aşağıdaki esaslara göre yazılacaktır.

Paraflayacak kişinin ünvanı kısaltılarak yazılıp (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle ismin başharfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun adı parafı bulunacaktır.

Ünvan ve isimlerin alt alta yazılmalarına dikkat edilecektir (Örnek - 11).

 

Koordinasyon

Madde 19 — Birimlerde hazırlanan yazılar, başka bir birimin görüş ve işbirliğini gerektiriyorsa, paraf bloğunun en alt kısmından itibaren bir ara verilip, satırbaşından itibaren, küçük harfle koordinasyon yazılıp altı çizilecek ve altına işbirliğine dahil olan personelin ünvan, ad ve soyadları parafe bölümündeki şekle uygun olarak yazılacaktır (Örnek - 12).

 

Gizlilik Derecesi

Madde 20 — Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten bölümdür. Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, kâğıdın üst ve alt ortasına gizlilik derecesini gösteren damga vurulur

(EK - 1).

 

Acelelik Derecesi

Madde 21 — Acelelik derecesi öncelik verilmesi gereken yazıların belirtildiği bölüm olup, tarih blokunun üstüne kırmızı damga veya büyük harflerle yazılan bir uyarıdır.

Acele ve günlü yazılarda verilecek cevap süresinin makul süre ile sınırlı olmasına dikkat edi­lecektir.

 

Tekit Yazısı

Madde 22 — Tekit yazısı acele ve günlü olan yazılarda, cevabın makul veya verilen sürede gönderilmemesi halinde kurum/kuruluşa hatırlatma ve/veya son defa süre vermek amacıyla yazılan yazıdır (EK - 8).

 

Devam İşareti

Madde 23 — Devam işareti, birden çok sayfalı yazılarda yazının bitmediğini belirleyen say­fanın son satırından sonra sağ alt köşeye konulan (./..) şeklindeki işarettir.

 

Sayfa Numarası

Madde 24 — Birden çok sayfalı yazılarda ilk sayfaya numara konulmayacak, diğerlerine sayfanın üst ortasına (- -) işaretleri arasına rakamla sayfa numarası yazılacaktır.

 

 

Aslına Uygunluk Onayı

Madde 25 — Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, fotokopi/kopyanın alt ortasına “Aslının aynıdır” yazılarak imza bölümünde olduğu gibi onaylayacak kişinin imzası açılacak, imzalanan bu yazı ayrıca mühürlenecektir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında

Yapılacak İşlemler

 

Kayıt Kaşesi

Madde 26 — Bakanlıklar, bağlı ve ilgili kuruluşları ile taşra teşkilâtında EK - 4'de yeralan kayıt kaşesi kullanılacaktır. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra, evrakın tarih ve sayısı yazılacak, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (X) işareti konularak, varsa eklerinin miktarı en alt sütunda rakamla belirtilecektir.

 

Evrak Akış Formu

Madde 27 — Evrakın kurum içinde hızlı bir şekilde akışını sağlamak için yazılara evrak akış formu eklenecektir (EK - 5).

 

Gizlilik Derecelerinin Belirlenmesi

Madde 28 — Gizlilik dereceleri görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşca belirlenecek ve ancak gerekmesi halinde kullanılacaktır.

Gereğinden fazla verilecek gizlilik dereceleri işlemin gecikmesine sebep olacağı gibi, gizlilik derecelerinin güvenliğinin kaybolmasına da neden olacağından, yazıya içinde bulunan bilgilerin icap ettirdiği en küçük gizlilik derecesi verilecektir.

Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilecektir.

Gizlilik derecesi (gizli, çok gizli, özel, kişiye özel) yazının çıktığı Ünite/Birim'in yetkili amirince belirlenecektir.

 

Gizlilik Derecesi Olmayan Yazıların Gönderilmesi

Madde 29 — Zarfların sol üst köşesine gönderen makamın kaşesi basılarak yazının sayısı yazılacak, zarfın ortasına gideceği makam ve adresi açıklıkla yazılıp, posta koduna yer verilecektir. Ayrıca acelelik derecesi zarfın sağ üst köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanacaktır.

 

Çok Gizlilik Dereceli Yazıların Gönderilmesi

Madde 30 — Çok gizlilik derecesi olan yazılar çift zarf ile gönderilecektir. İlk zarfa yazı konu­lup, zarf yapıştırılacak, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanan parafları atılacak ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılacaktır.

Zarf ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılacak, or­taya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılacaktır. Ayrıca acelelik derecesi varsa, sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılacaktır.

Bu zarf ve EK - 6'da yeralan, arasında karbon kâğıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci bir zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılacaktır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmayacak, yalnız varsa acelelik kırmızı damga ile basılacaktır.

 

Çok Gizlilik Dereceli Yazıların Alınması

Madde 31 — Gizli yazıları alan merci, Genel evrakça ilk zarf açılıp, gizlilik dereceli zarf görülünce, bu zaraf yetkili kişiye açılmadan iletilecektir. Zarfın içinde yeralan senet imzalanarak, bir nüshası gönderen makama bir zarfla iade edilecektir.

EKLER